RACI для OKR управління

Що таке RACI і навіщо вона для OKR

Матриця RACI для кожного процесу визначає чотири типи участі:

• R (Responsible) — хто виконує роботу. Людина або група, яка безпосередньо робить задачу.
• A (Accountable) — хто відповідає за результат. Одна людина, яка приймає фінальне рішення та несе відповідальність.
• C (Consulted) — з ким консультуються. Люди, чию думку запитують до або під час виконання.
• I (Informed) — кого інформують. Люди, яких повідомляють про результат після прийняття рішення.

Без RACI фасилітатор думає, що тімліди самі проведуть scoring, тімліди думають, що це зробить фасилітатор, а керівник департаменту дізнається про результати через місяць. Матриця прибирає цю невизначеність.

Правила роботи з RACI:

1. Для кожного процесу має бути рівно один A. Якщо нікого або двох — це сигнал проблеми.
2. R може бути кілька, але один з них має бути primary.
3. A і R можуть бути одна й та сама людина.
4. Якщо комірка порожня — роль не задіяна в цьому процесі.

Ролі в матриці

Для матриці використовуються скорочення ролей:

Скорочення	Роль
СП	Виконавчий спонсор
ЧМ	OKR-фасилітатор
КД	Керівник департаменту
ТЛ	Тімлід
ІК	Індивідуальний контриб'ютор
HR	HR-партнер
IT	IT / Адміністратор інструментів

Основна RACI-матриця

Планування та постановка OKR

Процес	СП	ЧМ	КД	ТЛ	ІК	HR	IT
1. Стратегічні OKR організації	A/R	C	C	I	I	I	—
2. OKR департаменту	I	C	A/R	C	—	—	—
3. OKR команди	—	C	A	R	C	—	—
4. Перевірка якості OKR	I	A/R	C	R	—	—	—
5. Затвердження та публікація OKR	A	R	R	I	I	I	R

Виконання та tracking

Процес	СП	ЧМ	КД	ТЛ	ІК	HR	IT
6. Щотижневий check-in	—	I	I	A/R	R	—	—
7. Місячний review департаменту	I	C	A/R	R	I	—	—
8. Рекалібрація OKR (mid-cycle)	A	C	R	R	C	—	—

Оцінка та рефлексія

Процес	СП	ЧМ	КД	ТЛ	ІК	HR	IT
9. Квартальний scoring	I	C	A	R	R	—	—
10. Ретроспектива команди	—	C	I	A/R	R	C	—
11. Ретроспектива організації	A/R	R	R	I	I	C	—

Підтримка та розвиток

Процес	СП	ЧМ	КД	ТЛ	ІК	HR	IT
12. Навчання та онбординг	I	A/R	I	C	—	R	—
13. Адміністрування інструментів	—	A	—	—	—	—	R
14. Комунікація та звітність	A	R	C	I	I	C	—
15. Збір зворотного зв'язку	I	A	C	C	R	R	—

Деталізація кожного процесу

1. Стратегічні OKR організації

Спонсор формулює 2-3 Objectives на рік або квартал, що визначають напрямок організації. Фасилітатор допомагає структурувати та перевірити формулювання. Керівники департаментів дають вхідні дані щодо можливостей та обмежень.

Вхід: Річна стратегія, ринкові дані, результати попереднього кварталу. Вихід: Затверджені стратегічні OKR, опубліковані для всієї організації. Термін: Перший тиждень кварталу.

2. OKR департаменту

Керівник департаменту декомпозує стратегічні OKR у 2-4 OKR свого департаменту. Фасилітатор перевіряє якість та alignment. Тімліди дають зворотний зв'язок щодо реалістичності.

Вхід: Стратегічні OKR, контекст департаменту, ресурси. Вихід: OKR департаменту, узгоджені з суміжними департаментами. Термін: Другий тиждень кварталу.

3. OKR команди

Тімлід фасилітує сесію постановки OKR у команді. Команда колективно формулює 1-3 OKR. Керівник департаменту затверджує, фасилітатор консультує по якості.

Вхід: OKR департаменту, командний контекст, вхідні дані від індивідуальних контриб'юторів. Вихід: Затверджені командні OKR. Термін: Другий-третій тиждень кварталу.

4. Перевірка якості OKR

Фасилітатор перевіряє OKR всіх рівнів на відповідність стандартам: вимірюваність Key Results, формат "З X до Y", амбіційність, відсутність типових помилок. Тімліди вносять корективи за результатами перевірки.

Вхід: Чернетки OKR всіх рівнів. Вихід: Відгук з конкретними зауваженнями та рекомендаціями. Термін: Паралельно з процесами 2 та 3.

5. Затвердження та публікація OKR

Фасилітатор збирає фінальні версії OKR і публікує їх у спільному інструменті. IT-адміністратор забезпечує технічну сторону. Спонсор дає фінальний go / no-go.

Вхід: Перевірені та узгоджені OKR всіх рівнів. Вихід: OKR доступні для перегляду всіма учасниками. Термін: Кінець третього тижня кварталу.

6. Щотижневий check-in

Тімлід проводить 15-30 хвилинний check-in з командою. Індивідуальні контриб'ютори оновлюють прогрес по Key Results. Фасилітатор отримує агреговані дані для моніторингу.

Вхід: Дані прогресу по Key Results, нові блокери. Вихід: Оновлений статус OKR, список блокерів для ескалації. Термін: Щопонеділка або щоп'ятниці (фіксований день).

7. Місячний review департаменту

Керівник департаменту проводить review прогресу з тімлідами. Оцінюється загальний прогрес, виявляються ризики, перерозподіляються ресурси.

Вхід: Агреговані дані check-in за місяць, блокери. Вихід: Рішення щодо ресурсів, список ескалацій. Термін: Перший тиждень кожного місяця.

8. Рекалібрація OKR (mid-cycle)

Посередині кварталу (тиждень 6-7) оцінюється, чи потрібно змінити OKR. Це не планова зміна — це реакція на суттєві зміни контексту (зміна стратегії, втрата клієнта, зміна ринку). Спонсор приймає рішення про зміну стратегічних OKR, керівники департаментів — про OKR департаментів.

Вхід: Дані прогресу, зміни контексту, пропозиції від команд. Вихід: Рішення: залишити без змін / скоригувати / скасувати OKR. Термін: Тиждень 6-7 кварталу.

9. Квартальний scoring

Тімліди та контриб'ютори оцінюють кожен Key Result за шкалою 0.0-1.0. Керівник департаменту затверджує scoring по своєму департаменту. Фасилітатор консультує щодо методології оцінки.

Вхід: Фактичні дані по Key Results. Вихід: Оцінки по кожному Key Result та Objective. Термін: Останній тиждень кварталу.

10. Ретроспектива команди

Тімлід фасилітує ретроспективу: що працювало, що не працювало, що змінити. Контриб'ютори — активні учасники. Фасилітатор може бути присутнім як спостерігач або фасилітатор (на перших циклах). HR-партнер збирає зворотний зв'язок.

Вхід: Результати scoring, досвід кварталу. Вихід: Список action items для покращення процесу. Термін: Останній тиждень кварталу, після scoring.

11. Ретроспектива організації

Спонсор проводить ретроспективу з керівниками департаментів та фасилітатором. Оцінюються результати кварталу, системні проблеми, зміни в процесі.

Вхід: Scoring всіх департаментів, зворотний зв'язок від ретроспектив команд. Вихід: Рішення щодо змін у процесі на наступний квартал. Термін: Перший тиждень наступного кварталу.

12. Навчання та онбординг

Фасилітатор розробляє та проводить навчальні матеріали. HR-партнер координує логістику та залучення. Тімліди дають зворотний зв'язок щодо потреб своїх команд.

Вхід: Потреби в навчанні, нові учасники процесу. Вихід: Проведені воркшопи, оновлена база знань. Термін: Безперервно, з акцентом на початок кварталу.

13. Адміністрування інструментів

IT-адміністратор підтримує інструменти, налаштовує доступи, вирішує технічні проблеми. Фасилітатор визначає вимоги до інструментів та пріоритети.

Вхід: Запити від користувачів, зміни в процесі. Вихід: Працюючі інструменти, актуальні шаблони. Термін: Безперервно.

14. Комунікація та звітність

Фасилітатор готує квартальні звіти та комунікації. Спонсор затверджує ключові повідомлення. Керівники департаментів надають дані.

Вхід: Дані scoring, результати ретроспектив. Вихід: Звіт для організації, ключові метрики OKR-процесу. Термін: Перший тиждень кожного кварталу (за минулий квартал).

15. Збір зворотного зв'язку

Фасилітатор ініціює та координує збір зворотного зв'язку. HR-партнер проводить опитування та 1-на-1 бесіди. Контриб'ютори — основне джерело інформації.

Вхід: Запитання про задоволеність, корисність, навантаження. Вихід: Агрегований звіт з рекомендаціями. Термін: Кінець кожного кварталу.

Як адаптувати RACI під свою організацію

Крок 1. Визначте реальні ролі

Не всі 7 ролей існують у кожній організації. Якщо HR-партнер не задіяний в OKR — приберіть цю колонку. Якщо IT-адміністратор — це той самий фасилітатор, об'єднайте.

Крок 2. Перевірте правило "один A"

Пройдіться по кожному рядку. Якщо в рядку немає A — процес не має власника. Якщо A двоє — вирішіть, хто приймає фінальне рішення.

Крок 3. Перевірте навантаження

Підрахуйте кількість R та A для кожної ролі. Якщо одна людина має 10+ R/A — вона перевантажена. Розгляньте делегування.

Крок 4. Узгодьте з учасниками

Покажіть матрицю кожному учаснику та запитайте: "Чи згодні ви з тим, що для вас зазначено?" Неузгоджена RACI гірша за відсутню.

Крок 5. Опублікуйте та переглядайте

Матриця має бути доступна всім учасникам OKR-процесу. Переглядайте її на квартальній ретроспективі організації. Якщо щось не працює — змінюйте.

Типові помилки при створенні RACI

"Всі Responsible." Якщо всі відповідають за процес, ніхто не відповідає. R має бути конкретна людина або невелика група.

"Accountable розмитий." "Ми всі відповідальні" не працює в RACI. Один процес — один A.

"Забагато Consulted." Якщо для кожного рішення потрібна консультація п'яти ролей, процес буде повільним. Consulted тільки для тих, чия експертиза справді потрібна.

"RACI створена і забута." Матриця написана, покладена в папку, ніхто до неї не повертається. Якщо RACI не використовується при прийнятті рішень, вона не працює.

"Матриця не відповідає реальності." В RACI написано, що тімлід Accountable за check-in, але фактично це робить фасилітатор. Матриця має відображати бажаний стан, але розрив з реальністю треба закривати поступово.